Näin lasket työajan

Laske kokonaistyöaika aloitusajan, lopetusajan ja tauon keston avulla.

Vaihe vaiheelta

Työajan laskeminen on helpointa, kun käsittelet vuoron aina samassa järjestyksessä. Selvitä ensin koko aika sisäänkirjautumisesta uloskirjautumiseen. Vähennä sitten palkattomat tauot. Muunna lopuksi jäljelle jäävät tunnit ja minuutit tuntikirjanpidon, laskun tai ajanseurantajärjestelmän edellyttämään muotoon.

  1. Kirjoita aloitusaikasi muistiin.
  2. Kirjoita lopetusaikasi muistiin.
  3. Vähennä aloitusaika lopetusajasta.
  4. Vähennä palkattomat tauot.
  5. Muunna minuutit tarvittaessa desimaalitunneiksi.

Miksi tauot ovat tärkeitä

Tauot ovat yleinen syy siihen, että työajan kokonaistulos näyttää väärältä. Palkalliset tauot sisältyvät yleensä palkalliseen aikaan, kun taas palkattomat ruokatauot yleensä vähennetään. Jos syötät 30 minuutin palkattoman lounastauon, 8 tunnin jakso ajalta 9:00 AM – 5:00 PM muuttuu 7 tunnin 30 minuutin nettotyöajaksi.

Jos et ole varma, onko tauko palkallinen vai palkaton, merkitse se muistiinpanoihisi ja varmista käytäntö työnantajaltasi. Tämä on erityisen tärkeää pitkissä työvuoroissa, maakohtaisissa säännöissä, työehtosopimuksissa ja aikatauluissa, joissa tauot vähennetään automaattisesti.

Esimerkki

Aloita klo 9:00 AM ja lopeta klo 5:00 PM, tauko 30 minuuttia.

8 tuntia - 30 minuuttia = 7 tuntia 30 minuuttia = 7,5 tuntia

Esimerkki yön yli jatkuvasta työvuorosta

Työvuoro ajalta 10:00 PM – 6:00 AM ylittää keskiyön. Laske ensin 2 tuntia ajalta 10:00 PM keskiyöhön ja sitten 6 tuntia keskiyöstä aikaan 6:00 AM. Kokonaiskesto on 8 tuntia ennen taukoja. Jos palkaton tauko on 30 minuuttia, nettotulos on 7,5 tuntia.

Desimaalitunnit

Tuntikirjanpidossa ja taulukkolaskennassa käytetään usein desimaalitunteja tuntien ja minuuttien sijaan. Muunna minuutit jakamalla ne 60:llä. Viisitoista minuuttia on 0,25 tuntia, 30 minuuttia 0,5 tuntia ja 45 minuuttia 0,75 tuntia. Älä syötä 7 tuntia 30 minuuttia muodossa 7,30, sillä 7,30 tarkoittaa 7,3 desimaalituntia eikä 7,5 tuntia.

Tavallisia virheitä

  • AM- ja PM-merkintöjen sekoittaminen työvuoron aikoja syötettäessä.
  • Palkattomien ruokataukojen vähentämisen unohtaminen.
  • Viikkotuntien laskeminen yhteen ennen päivittäisten työvuorojen tarkistamista.
  • Desimaalien käyttäminen väärin, esimerkiksi 7,45 eikä 7,75.

Nopean tuloksen antaa Tuntikirjanpitolaskuri tai Aikaerolaskuri (englanniksi).

Nämä laskelmat on tarkoitettu suunnitteluun ja tarkistamiseen. Varmista tärkeät kokonaistulokset tuntikirjanpidostasi vastaavalta järjestelmältä tai henkilöltä.